Gestão Arquivística de Documentos
Benefícios da implantação da Gestão Documental em seu órgão público
Organização física adequada
Padronização no Arquivamento
Redução de custos para manutenção dos arquivos
Otimização de espaço físico
Conservação e preservação adequada aos documentos
Descarte de documentos com prazo de guarda expirados
Facilidade no acesso e recuperação da informação (Instituído por Lei 12.527/2011 Lei de Acesso a informação)
Organização Documental
Serviços técnicos especializados na criação de rotinas e operações arquivísticas, com o objetivo organizar adequadamente todo o acervo afim de proporcionar a recuperação rápida e precisa de documentos ou informações, tornando a execução das atividades operacionais mais ágeis. Proporciona a melhoria contínua por eficácia, eficiência e efetividade na Gestão dos documentos públicos.
Elaboração de Instrumentos Arquivísticos
Plano de Classificação de Documentos: Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou recebido, pelo órgão, no exercício de suas funções e atividades.
Tabela de Temporalidade Documental: define o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente ao arquivo intermediário bem os critérios para a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. Os documentos possuem um ciclo vital próprio e devem ser controlados para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e outros suportes, que dificultem a recuperação rápida das informações.
Digitalização
Serviço de transformação das informações que se encontram no formato físico em papel, em arquivos digitais, gerando uma imagem (PDF) através de scanner de alta performance integrado com tecnologia OCR (Optical Character Recognition). Possibilitando o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em um ambiente seguro e acessíveis em computadores com indexação e inserção de meta dados por documento digitalizado, facilitando desta forma, sua busca, manutenção e descarte.
Conservação
Orientações técnicas de um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, organização, reparos e acondicionamento em ambiente propício para longevidade do acervo público).
