Por trás de cada formulário impresso, cada cópia autenticada ou cada protocolo físico, há um custo que muitas vezes passa despercebido pelas gestões municipais. Mas a verdade é uma só: o papel custa caro — e não apenas financeiramente.
Em tempos de transformação digital e necessidade de eficiência nos gastos públicos, automatizar processos deixou de ser uma opção e se tornou uma estratégia fundamental para reduzir despesas, aumentar a produtividade e oferecer um serviço público mais moderno.
Com o uso de ferramentas como o Essencial BPMS, prefeituras de todos os portes podem eliminar etapas desnecessárias, digitalizar fluxos internos e economizar tempo, recursos e energia.
A seguir, veja 5 formas práticas de economizar com a automação de processos administrativos:
1. Redução de custos com papel, impressões e materiais de escritório
Vamos começar pelo óbvio. Um processo físico exige papel, tinta, grampeador, envelopes, arquivos e espaço físico para armazenamento. Multiplique isso por milhares de processos mensais e você verá uma conta que pesa nos cofres públicos.
🔄 Com o Essencial BPMS, todos os documentos circulam de forma digital:
- Protocolos eletrônicos
- Anexos digitais (PDFs, imagens, ofícios)
- Assinaturas digitais com validade jurídica
📉 Resultado: menos papel, menos impressão, menos desperdício.
2. Menor necessidade de transporte físico de documentos
Prefeituras que atuam com secretarias descentralizadas frequentemente precisam transportar documentos físicos entre departamentos, prédios ou distritos. Isso gera custo com motoboy, veículos da frota, combustível e tempo perdido em trânsito.
🔁 Com o BPMS, os documentos “viajam” instantaneamente dentro do sistema, de forma segura, com notificações automáticas de envio e recebimento.
📉 Resultado: redução de deslocamentos e ganho imediato de agilidade.
3. Eliminação de retrabalho e erros operacionais
Em fluxos manuais, não é raro ver processos extraviados, prazos esquecidos, documentos duplicados ou enviados ao setor errado. Tudo isso gera retrabalho, desgaste e uso adicional de recursos humanos e materiais.
🔔 O Essencial BPMS automatiza o encaminhamento entre setores, registra tudo em tempo real e emite alertas sobre prazos e pendências. Isso garante controle total do processo, desde o protocolo até a finalização.
📉 Resultado: menos retrabalho, menos gasto com correções e mais produtividade.
4. Menos espaço físico ocupado com arquivos e armários
Armazenar documentos físicos demanda salas, estantes, pastas, caixas e mobiliário. Em muitas prefeituras, arquivos ocupam espaços valiosos que poderiam ser usados para atendimento, reuniões ou coworking interno.
☁️ Com um sistema de gestão de processos digitais, todos os dados são armazenados com segurança na nuvem ou em servidores próprios, com acesso controlado por perfis de usuário.
📉 Resultado: liberação de espaço físico e economia com infraestrutura.
5. Aproveitamento máximo do tempo dos servidores públicos
Um servidor que precisa procurar um protocolo numa pilha de papéis ou verificar manualmente uma tramitação perde tempo — e o tempo do servidor também custa dinheiro. Quando a rotina é ineficiente, a produtividade da equipe despenca e os custos operacionais aumentam.
⚙️ O BPMS organiza a fila de tarefas, padroniza rotinas e entrega ao servidor exatamente o que ele precisa fazer, com acesso rápido ao histórico do processo.
📉 Resultado: mais tempo produtivo, menos esforço repetitivo e mais foco em atividades estratégicas.
Economia, eficiência e modernização — tudo no mesmo pacote
A automação de processos com o Essencial BPMS entrega economia real e mensurável, além de ganhos invisíveis, mas fundamentais: agilidade, organização, transparência e satisfação da população.
Municípios que adotam essa tecnologia reportam:
- Redução de 60% a 80% no uso de papel e insumos administrativos
- Economia em deslocamentos e serviços terceirizados
- Menor tempo de tramitação de processos (até 70% mais rápido)
- Redução significativa de erros e retrabalho
O futuro da gestão pública é digital e sustentável
Modernizar processos internos não é apenas um gesto de inovação — é uma atitude de responsabilidade fiscal e ambiental. O dinheiro economizado com papel e retrabalho pode ser reinvestido em educação, saúde, infraestrutura e atendimento ao cidadão.
Prefeito(a), gestor ou servidor público: o papel custa caro — e a sua cidade pode (e deve) economizar com inteligência.
Quer saber como implantar o Essencial BPMS na sua prefeitura?
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Na Essencial Gestão Pública, acreditamos que a parceria com nossos clientes vai além da oferta de soluções tecnológicas.
Com mais de 18 anos de know-how no mercado, prestamos serviços especializados para o setor público, sempre buscando inovação e aprimoramento para a gestão.
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